Je suis très, très heureuse de vous retrouver en cette rentrée 2022 qu’a lancé Barbara vendredi dernier avec nouvel épisode sur Radio P.O et un article qui manifestement, si on en croit vos retours, vous a beaucoup plu sur la communication notamment, et en effet, c’est un vrai sujet, surtout quand on se lance dans le métier de Professionnel de l’organisation, mais pas que, car bien savoir communiquer, c’est un impératif quand on crée et on développe sa petite entreprise, même quand on est en activité depuis 3 ans, depuis 5 ans et même depuis 10 ans ou plus !

Aujourd’hui, je vais vous parler d’un tout autre sujet, bon je vous le dis tout de suite, beaucoup moins sexy, mais ça fait aussi partie de notre métier, surtout quand on est home et office organiser, j’ai nommé : les papiers administratifs !

Alors, j’espère que vous êtes toujours avec moi et que je ne vous ai pas fait fuir car vous allez voir, la paperasse, c’est d’abord super important, mais ça peut aussi devenir super amusant. Si si, je vous assure !

Les papiers administratifs, dans le scope du PO ?

Alors, il faut savoir que le tri, le classement et l’organisation des papiers administratifs, ça fait clairement partie de notre job et des interventions pour lesquelles un particulier, une famille, peut nous solliciter.

On n’intervient donc pas uniquement sur les objets du foyer à proprement parler, ou sur le désordre, mais aussi sur les documents, sur les papiers physiques qui peuvent vraiment s’accumuler au fil des mois, voire pour certains au fil des années, surtout s’il y a une mauvaise organisation, voire une absence totale d’organisation sur ce point, mais aussi sur tout ce qui est documents numériques évidemment, documents numériques qui sont d’ailleurs de plus en plus nombreux.

On me demande souvent si accompagner un client particulier dans le tri, le classement et l’organisation de ses papiers administratifs relève plutôt du home-organising ou du office-organising.

Alors, je vais vous une réponse de normande : on est en réalité à la marge entre les deux.

Car ça relève…

…à la fois du Home-organising :

• On peut tout à fait considérer les papiers et documents en tous genre comme une catégorie d’objets à part entière qui encombre un foyer au même titre que les jouets, les livres ou les vêtements.
• On intervient bien dans la sphère personnelle d’un client particulier, au sein de son habitat.

…et à la fois de l’Office-organising : 

• Tout ce qui a trait aux papiers, aux espaces de travail, aux documents, au classement, au bureau, est intégré à l’Office-organising.

C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses HO, vous l’avez peut-être déjà remarqué, se présentent comme « Home et Office organiser », parce qu’en réalité, les deux casquettes sont très, très liées, a fortiori depuis la crise sanitaire et l’explosion du télétravail !

Alors, il faut savoir qu’il s’agit d’une intervention très régulièrement demandée, et pour cause, les papiers administratifs ne soulèvent pas de grandes passions ! C’est typiquement le genre de tâches que l’on va procrastiner et qui finit par s’accumuler.

Ne soyez donc pas surpris.e si lors de vos premières missions (si vous vous lancez prochainement ou que vous êtes lancées depuis peu), vous trouvez chez votre client des piles de documents entassés un peu partout, parfois depuis des années, avec des courriers non ouverts !

Vous remarquerez très vite en discutant en amont avec votre client (dans la phase diagnostique) qu’aucune organisation n’est véritablement définie.Je ne vais pas vous expliquer dans cet article comment on mène ce type d’interventions, ce serait bien trop long. 

Focus sur le classement, à la fois stratégique et indispensable

En revanche, je voulais m’arrêter un instant sur le classement.

Le classement de ses documents, au travail comme à la maison, est typiquement, je le disais tout à l’heure, l’une des tâches que l’on procrastine le plus. 

Pourtant, le classement, mal aimé de tous, considéré comme LA tâche ingrate par excellence est pourtant d’une importance capitale. L’enjeu est de taille !

A votre avis, pourquoi est-ce utile de classer ?

• Pour pouvoir instantanément retrouver une information au moment où on en a besoin ou on nous le demande.
• Pour permettre aux autres (le cas échéant) de pouvoir retrouver une information facilement en notre absence.

Un classement est efficace s’il permet à l’autre de retrouver rapidement l’information recherchée.

Mettre en place un classement efficace suppose de concevoir une organisation de l’information qui tienne compte des logiques individuelles des différents protagonistes et les satisfasse.

Nous avons tous un jour été victime d’un mauvais classement. Perte de temps, mauvaises décisions, énervement et impuissance sont les conséquences d’un classement dépassé et trop personnel.

Le classement, au fond, c’est de la communication. Bien classer nécessite une bonne dose d’empathie, c’est-à-dire de capacité à se mettre à la place de l’autre.

Car chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

Petite anecdote personnelle : 

Saviez-vous par exemple que j’ai animé à plusieurs reprises dans le cadre du CNFPT (Centre national de la Fonction Publique Territoriale) une formation de 3 JOURS sur le classement : « Le classement utile et efficace ». Quand on m’a sollicitée à l’époque (en 2013/2014) pour monter cette formation, j’ai hésité à accepter car je m’étais dit que jamais je ne pourrais parler de classement pendant 3 jours. Après un gros (gros) travail de fond pour approfondir le sujet (le classement appliqué notamment à la Fonction Publique Territoriale avec la législation qui va avec), j’ai réalisé combien le sujet était vaste et riche et combien surtout le classement était un réel enjeu de taille ! Les 3 jours n’ont pas été de trop pour l’aborder en profondeur avec mes stagiaires.

Respecter la logique de classement de son client

Attention, chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

Prenez soin de définir les catégories et sous-catégories du classement AVEC votre client, en fonction de la configuration de la famille, de leur mode de vie, etc.

Ne multipliez pas les points d’entrée. Faites simple ! 

• Maison
• Santé
• Voiture
• Enfants
• Impôts
• Vacances
• Etc.

Une arborescence unique pour les documents papiers et numériques

La logique de classement que vous déterminerez progressivement avec votre client devra se retrouver indifféremment dans :

• Ses dossiers physiques
• Son ordinateur 
• Sa messagerie professionnelle

Le bureau de l’ordinateur n’est pas un fourre-tout !

Le bureau de votre ordinateur est ce sur quoi vous arrivez lorsque vous l’allumez. C’est le point de départ de l’utilisation de ce qui est, et qui doit rester, un outil de travail et de performance, et non une source de perte de temps.

A l’image du couloir encombré d’une maison

De même que la fonction d’un couloir d’entrée est de vous donner un accès facile aux pièces de la maison, le bureau de votre ordinateur doit vous aiguiller sur les endroits où se trouvent les informations que vous cherchez. 

Le bureau de l’ordinateur n’est pas un fourre-tout. 

• Encombrez votre bureau le moins possible.
• Classez tous les fichiers dans une arborescence de dossiers.
• Créez des raccourcis pour les fichiers et dossiers que vous ouvrez fréquemment.
• Rangez le bureau de votre ordinateur comme vous rangez votre bureau physique.
• Utilisez le même classement sur votre ordinateur.

Les documents électroniques étant physiquement invisibles, ils ont tendance à proliférer plus encore que les documents papier, surtout à l’heure de la dématérialisation de nos papiers administratifs. 

Nous les conservons facilement, voire nous conservons plusieurs versions du même document. 

Malgré des outils de recherche efficaces, nous perdons souvent du temps pour retrouver une information. 

Classez avec soin et systématiquement chaque information numérique. N’organisez pas vos dossiers au fil de l’eau. Prenez un temps de réflexion suffisant pour construire une hiérarchie de dossiers pertinente et efficace.

Vous pouvez organiser vos documents sur ordinateur selon votre plan de classement, avec les mêmes subdivisions : catégories, dossiers, sous-dossiers. 

Dans tous les cas, le classement que vous choisirez d’adopter sur votre ordinateur doit être le reflet de votre organisation personnelle.

Gardez à l’esprit que la clarté que vous mettrez dans l’organisation de vos dossiers, qu’ils soient virtuels ou physiques, aura un réel impact sur votre efficacité.

Définir une nouvelle organisation avec son client

C’est au quotidien que s’éprouve la qualité d’un classement et d’une nouvelle organisation. Pour qu’une nouvelle organisation de ses papiers administratifs tienne dans le temps, il faut que les informations soient constamment à jour. 

Cela suppose un entretien régulier, qui passe par un tri et des « purges » régulières. 

Créer une routine avec votre client

Exemple de routines : 

• Créer une routine quotidienne : ouvrir les courriers dès qu’ils arrivent et les pré-classer (à faire tout de suite / à traiter dans la semaine (si à traiter plus tard, mettre une alerte) / en attente / à classer / à jeter).
• 5 minutes chaque jour
• Créer une routine hebdomadaire, pour éviter d’accumuler des piles et des piles de documents et dossiers à classer. 
• 30 minutes à une heure chaque semaine (selon le volume à traiter)
• Créer une routine mensuelle, pour un point plus complet, un suivi des dossiers, et pour classer les documents.
• Deux heures par mois.
• Créer une routine annuelle, pour l’archivage des documents de l’année.
• Variable, selon le volume de l’année à archiver.

Notre conseil : encouragez votre client à faire de cette tâche récurrente un moment agréable

Gérer ses papiers administratifs peut être considéré par nombre d’entre nous, et par vos clients en particulier, comme une véritable corvée ! 

Pourtant, c’est une tâche incontournable, récurrente et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. 

Autant changer d’état d’esprit et transformer ce que vos clients pourront considérer comme une « épreuve » en moment « relativement » agréable, voire, soyons fous, très agréable !

Cela se fait en…

• …ritualisant ce moment, comme nous venons de le voir précédemment.
• …se préparant un bon thé ou un bon café avant de commencer.
• …mettant une musique qui nous inspire (et nous détend, si possible).
• …commençant, tout simplement. Faire le premier pas, est-il nécessaire de le rappeler, est souvent le plus difficile. Une fois que l’on a commencé, on se rend compte que ce n’était finalement pas si terrible que ça (ni si désagréable) et que cela ne valait pas le coup de reporter depuis plus de 5 mois et d’accumuler un mètre de pile de papiers.
• …s’y mettant régulièrement : il vaut mieux en faire un peu chaque semaine   pour traiter et classer ses papiers administratifs, que deux jours entiers non-stop tous les 6 mois.

Conclusion

Je vais m’arrêter là, j’espère que l’article du jour vous a plu, et dites-moi, on sait jamais, si ça vous a donné envie de vous y mettre ce soir (enfin, peut-être pas ce soir parce qu’on sera vendredi soir et que vous aurez probablement envie de faire tout pleins de choses SAUF de vous mettre à trier et organiser vos papiers administratifs, enfin j’espère… ) 😊

Dans tous les cas, je vous souhaite un très, très bon week-end, pour ma part, je pars tout à l’heure à Lyon pour installer mon fils Ruben qui démarre son Master 1 là-bas, et je quitte Lyon samedi matin pour rejoindre ma fille Lola sur Paris. Je serai en déplacement toute la semaine prochaine sur Paris et j’interviendrai jeudi soir pour une table ronde sur l’organisation en télétravail, en collaboration avec My Happy Job et les Editions Vuibert !

Donc, pour moi, ce sera un week-end et une semaine bien animés en perspective !

A très bientôt !

Diane Ballonad Rolland