Aujourd’hui, c’est d’organisation dont je vais vous parler aujourd’hui, et plus spécifiquement d’outils digitaux pour bien s’organiser au travail.
Parce que oui, quand on est à son compte et qu’on a un métier de terrain, il ne faut pas oublier la face cachée et souvent moins convoitée de l’administratif, du suivi client, des mails à traiter, de la comptabilité, bref, vous l’aurez compris, pas de quoi s’ennuyer !
De nos jours, il existe pléthore de logiciels ou d’applications qui nous promettent de faciliter et d’alléger notre organisation, mais encore faut-il s’y retrouver et savoir lesquels choisir.
Alors on peut les tester et se faire son propre avis, c’est toujours mieux, mais il n’est pas toujours simple de prendre le temps de comparer les qualités de telle application par rapport à telle autre.
C’est la raison pour laquelle j’ai eu envie de vous partager les outils qui sont à mon sens de bons outils, et parmi lesquels vous pourrez trouver ceux qui vous iront le mieux à vous et à vous seul, car comme vous le savez déjà : on est tous différents et on n’a pas tous les mêmes besoins ni les mêmes envies.
1 – L’application Notion
Je vais commencer par l’outil le plus en vogue en ce moment en terme d’organisation et qui revendique plus de 20 millions d’utilisateurs dans le monde : il s’agit de l’application NOTION.
Alors Notion, c’est quoi ?
C’est un outil qui promet un espace de travail tout-en-un, que l’on peut façonner comme on veut. Et en effet, Notion, ça commence d’abord par une page blanche ! Je dirais que c’est à la fois sa force et sa faiblesse. Sa force car on peut véritablement construire un espace totalement personnalisé qui répondra à nos besoins et à nos attentes. Une faiblesse car il faut quand-même y passer un peu de temps, surtout au départ, pour le façonner et se l’approprier.
Rassurez-vous, si l’idée vous intéresse, il existe des nombreux tutoriels en ligne, sur Youtube par exemple, ou même des formations en ligne qui vous feront gagner un temps certain. Je vous recommande d’ailleurs les yeux fermés la formation « Structurer son cerveau avec Notion » proposée par Julie et Julia de @idontthinkifeel 🤩Vous retrouverez le lien dans les ressources de l’article. Vous pouvez aussi vous procurer différents templates et les intégrer tous faits dans l’application.
Grâce à Notion, vous pourrez notamment créer des notes, des listes et to do lists, intégrer des bases de données (avec ou sans formules). Elle combine aussi divers outils collaboratifs de gestion de tâches, gestion de projet ou encore de stockage et échange de documents.
2 – Onenote, de la suite Office
Je vais maintenant vous parler d’un autre outil que nous sommes nombreux à posséder sans trop nous être arrêtés dessus, et qui pourtant propose des fonctionnalités très intéressantes : il s’agit de Onenote.
Nous sommes nombreux à le posséder dans la mesure où Onenote est intégré à la suite Microsoft Office 2016 et qu’il est compris dans l’abonnement Microsoft Office 365. En clair, si vous utilisez Word ou Excel, vous avez très certainement aussi Onenote !
Il s’agit en quelque sorte d’un bloc-notes, avec un système d’onglets dans lequel on retrouve aussi des intercalaires. Chaque intercalaire peut contenir plusieurs pages, dans lesquelles on peut intégrer des sous-pages. Il est ainsi possible d’organiser et d’assembler tous types de notes, sans même avoir à enregistrer puisque la sauvegarde est automatique. Vous pouvez ainsi créer des arborescences selon vos envies et la logique qui est la vôtre.
Cet outil a d’autres avantages comme le moteur de recherche intégré qui vous permet de retrouver n’importe quel terme dans l’ensemble de vos notes, y compris dans un mémo vocal ou vidéo ! Vous pouvez également marquer une note avec une balise, ce qui permet ensuite d’afficher vos notes par type de balises que vous pouvez évidemment personnaliser.
Autre avantage : Onenote vous permet d’accéder à vos notes depuis un ordinateur, mais aussi depuis une tablette ou un smartphone, ce qui est tout de même très pratique (même si c’est très courant de nos jours).
3 – TRELLO
Le prochain outil dont j’ai envie de vous parler, c’est : TRELLO. Il s’agit d’une application qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux, eux-mêmes composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes.
C’est une application très intuitive et simple d’utilisation, avec laquelle vous pouvez sans souci travailler seul ou à plusieurs. Dans chaque carte, vous pouvez insérer un certain nombre d’éléments : une description, une check-list, une date de début et de fin, des mots-clés, une ou plusieurs pièces-jointes, le nom des personnes avec qui vous collaborez sur cette carte par exemple, chacun pourra même y poster des commentaires.
Chaque carte peut ainsi être déplacée en la faisant glisser d’une colonne à une autre, selon le stade d’avancement du projet par exemple, elle pourra aussi être dupliquée, copiée, suivie, archivée ou encore supprimée.
Il est possible de créer un tableau différent pour chaque projet, ou d’opter pour un tableau général et ainsi créer une colonne par projet ou activité. Les tâches étant ensuite détaillées dans les cartes de chaque colonne.
Avec Diane, on y gérait notamment notre calendrier éditorial, avec une colonne par jour de la semaine, et une carte par publication, dans laquelle on intégrait au fur et à mesure le texte, le visuel, les personnes à tagguer selon le cas, et la sélection de hashtags.
Une fois le contenu publié, on archivait la carte et place aux suivantes !
Là encore, l’app est accessible en version bureau sur votre ordinateur et se synchronise avec votre smartphone ou votre tablette. Il existe enfin une version gratuite de Trello qui peut être suffisante pour tester l’app et vérifier qu’elle convient à votre organisation, et une version payante pour un nombre illimité de tableaux.
4 – L’application « BEAR, notes confidentielles »
Il est maintenant temps pour moi de vous parler de notre application préférée avec Diane, on l’utilise énormément et on l’adore !! Il s’agit de l’application « Bear, notes confidentielles ». Alors Bear : B-E-A-R comme l’ourson en anglais !
Avant toute chose, il est important de préciser que cette application ne concerne que l’environnement APPLE, elle n’est donc – à ce jour – pas (encore) disponible sur Android.
Bear est une application de prise de notes qui a la particularité de permettre une indexation par mots-clés. Il vous suffit donc d’intégrer un mot-clé via un hashtag n’importe où dans la note pour retrouver ensuite vos notes en un clic. Avec Bear, il n’est pas forcément utile de construire une arborescence là où certaines notes pourraient parfois être classées dans plusieurs dossiers différents : avec Bear, un mot-clé et c’est réglé, la note ressort !
On ne se refait pas, j’ai malgré tout – pour ma part – créé une arborescence en séparant le pro du perso. Et créé différentes catégories, avec des sous catégories par mot-clé. C’est tout simplement plus parlant et plus visuel pour moi
Autre avantage : les notes sont belles et avec Diane on y est sensibles, surtout s’agissant d’un outil que l’on utilise quotidiennement. On a plaisir, quand c’est nécessaire, à exporter nos jolies notes en PDF.
Avec l’application Bear, on peut donc très facilement intégrer différents types de listes, des to-do lists, des images, des captures d’écran, des fichiers, des liens, … Bear propose aussi différents thèmes d’affichage de notes, et intègre un éditeur plutôt classique et intuitif. Vous pouvez ainsi surligner, mettre du texte en exergue à la manière d’une citation, intégrer des cases à cocher, des séparateurs, etc.
Vous pourrez l’utiliser tout autant sur Iphone, Ipad ou sur Mac. Vos notes vous suivent partout, peu importe l’appareil, et sont automatiquement sauvegardées et synchronisées.
Bref, vous l’aurez compris, c’est notre application chouchou, et elle fait d’ailleurs aussi partie des « Coup de cœur » de l’App Store !
5 – Google Agenda
Et pour finir, j’avais tout simplement envie de vous parler d’un outil à la fois simple et gratuit mais tellement pratique : il s’agit de Google Agenda. Pour moi, l’agenda numérique parfait qui répond à tous mes besoins, tant personnels que professionnels !
Cet agenda permet tout d’abord le partage d’agenda(s), ce qui est très intéressant quand on doit collaborer avec d’autres personnes, ou même à titre personnel, pour partager son agenda avec son conjoint et vice-versa par exemple.
Il est possible de créer plusieurs agendas différents, et de choisir de tous les afficher en même temps ou un seul à la fois. Et quand on a beaucoup de choses très différentes à gérer, cela peut être un avantage non négligeable.
De façon très classique, vous pouvez créer soit des plages de rendez-vous ou bien intégrer des tâches à faire. Vous pouvez aussi attribuer des couleurs à vos plages de rendez-vous, intégrer un ou plusieurs rappels, inviter d’autres personnes à partir de l’agenda en vue d’une réunion, bref vous l’aurez compris, il nous est très utile au quotidien et remplit toutes les fonctions qu’on attend de lui.
Personnellement, en plus de mes réunions, rendez-vous et visios, je l’utilise aussi pour mettre en œuvre la méthode du time-blocking qui, en résumé, consiste à bloquer dans son agenda des temps dédiés à une tâche bien précise. Très pratique pour être certaine d’avancer sur des dossiers qui demandent plus de concentration et de réflexion, et ne pas se laisser distraire – sur ces temps réservés – par l’arrivée de nouveaux mails ou de notifications diverses.
En conclusion
Voilà, j’espère que la présentation de ces quelques outils vous aura été utile et vous donnera envie d’en tester certains. N’hésitez pas à partager votre avis sur ceux dont je viens de vous parler, et si vous avez d’autres outils qui vous facilitent la vie au quotidien, partagez-les avec nous, on sera ravies de vous lire !
On vous donne rendez-vous dès vendredi prochain pour un prochain article, et d’ici là, je vous souhaite un très bon week-end et de bonnes vacances à ceux que cela concerne !
Barbara Rolland
Ressources en lien avec l’article :
- « Structurer son cerveau avec Notion« , Accès direct à la présentation du programme en ligne de Julie & Julia de https://www.idontthink.fr
- TRELLO
- ONENOTE
- BEAR, notes confidentielles
- GOOGLE AGENDA
- NOTION
- J’aide mon enfant (et mon ado) à s’organiser !, blog l’Académie des Pros de l’organisation
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